Le cycle de vie d'un record d'entreprise peut être mesuré en jours, semaines, mois, années, décennies, voire même siècles. Les systèmes présents sur le marché d'aujourd'hui ne répondent qu'aux besoins de rétention et de suppression, et la plupart des solutions sont liées à un référentiel spécifique. Il est clair que ces approches traditionnelles de gestion de document n'ont pas suivi l’évolution des besoins croissants et de plus en plus exigeants autour de la gestion de l’information. Le diagramme suivant illustre le cycle de vie typique d'un record d'entreprise.

Les solutions de Records Management n'ont pas été développées pour tenir compte de la multitude d'étapes au travers desquelles un record évolue au cours de son cycle de vie. La gouvernance de l'information va au-delà de la traditionnelle gestion des records en appliquant les comportements souhaités depuis la création, l’utilisation, l’archivage et la suppression d’informations de l’entreprise. Elle intègre les différentes législations globales et locales ainsi que les règlementations et les normes de l'entreprise en matière de gestion de l’information. Un programme de gouvernance de l'information inclue également les procédures et les étapes du cycle de vie en offrant plus que la simple gestion de la durée de rétention et un accès a l’information. Il intègre les attributs tels que la confidentialité des données, les exigences d'eDiscovery, l'optimisation du stockage et la gestion des métadonnées. Par exemple, ces différents jalons et actions peuvent inclure des règles sur quand supprimer ou quand ajouter de nouveaux descripteurs métier, quand déplacer les informations d'un périphérique de stockage à un autre, ou quand anonymiser et déclassifier des records. Une solution de gouvernance de l'information doit ainsi être capable de gérer tous ces processus et d'appliquer ces activités à l'échelle du cycle de vie de tout record. Certaines de ces activités sont automatisées (ex. 7 ans après la déclaration d'enregistrement), ou bien sont déclenchées à partir d'un événement métier (ex. départ d’un employé ou clôture de comptes clients).

RSD GLASS™ est la première application commerciale permettant aux acteurs de l'entreprise de définir les politiques de gouvernance de l'information et de pouvoir les diffuser et les appliquer à travers les différentes filiales et administrations géographiques, les plateformes et applications, les référentiels et entrepôts de données. RSD GLASS permet une gestion exhaustive du cycle de vie des informations directement depuis une infrastructure fondée sur des politiques de gouvernance définies au niveau du groupe.

RSD GLASS™ Governance Manager est le composant permettant aux utilisateurs de gérer le cycle de vie et d’appliquer les politiques au plan de classement. RSD GLASS Governance Manager offre des tableaux de bord personnalisés destinés aux gestionnaires de records, aux administrateurs ECM, à l’équipe architecture, et aux équipes des contentieux, leur permettant ainsi de régir correctement toutes les facettes du cycle de vie. RSD GLASS Governance Manager génère une liste d'actions devant être exécutées et gère tout le processus d’approbation et de conduite du cycle de vie.

• Tableaux de bord basés sur les roles, pour une gestion complete du cycle de vie.
• Actions du cycle de vie associées et validées en fonction des normes et réglementations internes et externes.
• L’application des politiques ne se fait pas au hasard : toutes les politiques sont centralisées et directement intégrées dans l’infrastructure.
• Des alertes automatiques sont envoyées à l’équipe de conformité si un référentiel ou une juridiction s’avère être non conforme.
• Intégration avec les applications métiers pour déclencher les actions du cycle de vie.
• Les politiques de gouvernance de l’information incluent plus que de la simple rétention/suppression.