Pour de nombreux organismes, les litiges sont inévitables. Les exigences de l’e-discovery obligent les entreprises à envisager de nouvelles méthodes de gestion de l'information. La gouvernance de l'information fournit aux organismes un dispositif de gestion des politiques de l’information favorisant ainsi l’accès, la protection et la conservation de l’information et atténuant les coûts des demandes d'e-discovery possibles.

Aujourd’hui, nombreux sont les litiges centrés autour des e-mails. Les derniers changements du FRCP (Federal Rules of Civil Procedure) incluent désormais l’information stockée électroniquement (ESI). Pour cela, les départements juridiques cherchent des moyens pour supprimer l’information non nécessaire et s’assurer que le reste soit en conformité avec le calendrier de rétention afin de pouvoir diminuer les frais juridiques associés à la gestion et la révision du contenu.

La société DuPont a détaillé dans une étude de cas très connue les coûts potentiels liés au manque de processus de gestion proactive du cycle de vie. La conclusion de celle-ci indique que 39 millions de documents ont été examinés au cours du procès alors qu'ils avaient pourtant dépassé leur période de rétention. Le coût de la révision de tous ces fichiers s'est avéré incroyable hait : 12 millions de dollars. On ne le souhaite à personne !

RSD GLASS® permet aux entreprises de gérer de manière proactive le cycle de vie de l’information en leur fournissant un accès sécurisé et un excellent support au processus d’e-Discovery. Avec RSD GLASS, les entreprises placent leur information critique sous une gouvernance contrôlée, régie par les politiques en place. Ainsi, le contenu gouverné, structuré et non structuré stocké dans divers silos (référentiels ECM, SharePoint, entrepôts de données, bases de données, Cloud, entrepôts d’archives physiques, et Smartphone) est en phase avec les niveaux d’accessibilité, de protection et de rétention définis. La conservation de record (document engageant) sur une période de temps appropriée et définie permet non seulement d'assurer la pérennité des affaires, mais aussi de réduire les coûts de stockage associés au fait de vouloir "tout garder". Une gestion stricte du temps de conservation minimise aussi le risque de destruction inappropriée de record, ce qui peut sans nul doute causer des dommages irréparables.

• Mécanisme puissant de gestion proactive du cycle de vie, guidée par les politiques en place.
• Application des périodes de rétention, grâce aux politiques.
• Couverture multi-pays, multi-référentiels, multi-juridictions.
• Le contenu gouverné est consultable, facile à trouver en cas d’e-Discovery.
• Gels en cas de litige pour prévenir toute spoliation (incluant plusieurs gels sur un seul élément, et un système de workflow pour ôter ces gels).
• Différents niveaux d’accessibilité - Autorisation de consultation de contenu basée sur les rôles, avec traces d’audit complètes.
• Politiques et contrôles de confidentialité des données.
• Intégration avec des systèmes tiers.