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Enseignement

GCMS (Global Content Management Solutions) de RSD permet aux universités, écoles et établissements scolaires,  publics et privés, de gérer et d’intégrer toutes les sources d’information métier liées à leurs activités, quelles que soient les applications utilisées, et d’offrir des services de contenu à leurs élèves,  personnels, partenaires internes et externes. Elle offre à ces organismes la possibilité de fédérer leur information, d’accéder en toute sécurité à l’ensemble de leurs contenus, quels que soient les formats, et de les distribuer via un nombre illimité de canaux et d’utilisateurs.

 

Le défi

Dans un contexte à la fois concurrentiel et réglementé, ces organisations se doivent de réduire leurs coûts en améliorant l’efficacité de leur gestion et des services rendus à leurs étudiants et futurs candidats. La capacité à gérer de larges volumes de documents et à retrouver cette information au moment voulu sont des facteurs déterminants dans la qualité du service rendu à l’ensemble des communautés concernées.

Les universités et autres établissements prennent aujourd’hui toute la mesure des avantages que leur apportent les solutions RSD et du retour sur investissement qui peut être généré. Des gains considérables sont réalisés grâce à l’automatisation de l’analyse des informations et au partage de tous les documents professionnels. 

Lorsqu'aujourd’hui une université (par exemple), cherche à mettre en œuvre, pour ses documents et ses informations métier, une solution de gestion de contenus, les impératifs comprennent le plus souvent la capture de documents provenant de différents systèmes (voir Systèmes d’exploitation). Dans la plupart des cas, les états transactionnels fournissent les informations vitales relatives au Budget, à l’Organisation Pédagogique, aux Ressources Humaines. Les états en mode page contiennent quant à eux des documents habituellement destinés aux étudiants, aux partenaires (voir Types de document), ou encore aux personnels des centres d’appels.

Solutions pour les établissements d’enseignement

Utilisé par de grandes universités et écoles partout dans le monde pour optimiser leurs opérations et leurs processus métier, Global Content Management Solution de RSD a contribué à leur faire économiser chaque année des millions d’euros de par leur aptitude à capturer, stocker et distribuer tout volume de documents, d’états informatisés ou d’images, quels que soient leur format et les plates-formes utilisées.

Les solutions RSD actuellement au service d’organisations du secteur éducatif permettent un accès sécurisé, depuis une interface PC ou un client léger, à tous les documents enregistrés. L’architecture ouverte de ces solutions est basée sur les API Java, les services Web ou un outil de développement intégré qui leur permet en outre de mettre au point leur propre Intranet, Extranet ou application portail pour par exemple :

• Fournir un service plus adapté et de meilleure qualité grâce à l’architecture ouverte des solutions RSD et en utilisant des interfaces en ligne sur mesure pour accéder aux documents (texte ou image) relatifs à l’activité des étudiants ou à des contenus métier.
• Augmenter la satisfaction des communautés concernées en leur fournissant une vue personnalisée de documents officiels à travers un Extranet ou un portail, tout en garantissant un accès aux documents conforme aux lois en vigueur et aux règlements du secteur de l’enseignement
• Améliorer le service à distance en procurant au personnel des centres d’appels un point d’accès unique à tous les documents relatifs à un étudiant ou à un projet.
• Optimiser les processus et l’organisation des flux et du travail dans les universités et les écoles.
• Effectuer des recherches multi-états et multi-dates dans les états et les documents pour détecter des informations sensibles, des exceptions, des fraudes ou des tendances, avec la possibilité d’exporter les résultats vers Excel.
• Automatiser la distribution des documents par courriel, télécopieur ou impression, dès leur création ou ultérieurement.
• Numériser de grands volumes d’informations tels que les documents entrants, les images, les documents reçus par courrier électronique ou Internet, avant leur archivage.
• Remplir les exigences de conformité.
• Satisfaire les besoins de distribution les plus complexes en gérant les impressions à travers toute l’organisation.

Une architecture flexible pour une performance accrue 

Au nombre des clients RSD figurent des universités et des établissements d’enseignement supérieur de renom pour lesquels les volumes de documents enregistrés s’expriment en Téraoctets et le nombre d’utilisateurs (internes ou externes) en milliers. Non seulement les fonctionnalités, l’évolutivité, la conformité et la rentabilité de GCMS sont garantes d’un retour sur investissement massif, mais son architecture ouverte permet en outre de développer des applications PC et Portail spécifiques, clés d’une compétitivité optimale.