RSD GLASS Governance Manager

Gestion du cycle de vie de l'information

La capacité de créer, valider et centraliser des politiques à partir de RSD GLASS® Policy Manager est une percée majeure pour la gouvernance de l'information. En effet, RSD GLASS Policy Manager offre à votre organisation la maîtrise de la gestion des politiques, la classification détaillée des records (documents engageants) avec de puissantes fonctionnalités, y compris de nouvelles règles de gestion de l’information.

RSD GLASS Governance Manager utilise les politiques de RSD GLASS Policy Manager comme vecteur carburant  pour guider leur application au sein de toutes les entités de l’entreprise : géographiques, organisationnelles et juridictionnelles. RSD GLASS Governance Manager cartographie les politiques des différentes juridictions et unités métiers afin que l'information soit gouvernée à juste titre.

A titre d'exemple, si une règle dans RSD GLASS Policy Manager établit que les factures des partenaires doivent être supprimées après sept ans - parce-que les lois et règlementations exigent qu'il en soit ainsi – alors les factures doivent être détruites. Néanmoins, les étapes de ces actions doivent être suivies, car l'ensemble du processus doit pouvoir faire l’objet d’un audit. Si dans votre entreprise vos référentiels de records (documents engageants) sont conformes aux standards de l’industrie, alors les actions peuvent être effectuées automatiquement par Periscope. En revanche, pour vos référentiels n'offrant pas une api assez riche, RSD GLASS propose une gestion manuelle de ces actions.

RSD GLASS Governance Manager

Principaux avantages

  • Rompre les silos. Plutôt que de rendre conforme un référentiel à la fois, RSD GLASS Governance Manager s’étend à tous référentiels et couvre la gestion du cycle de vie de façon globale et uniforme.
  • Réactivité immédiate lors des changements de lois, de règlementations des politiques d’entreprise ou de bonnes pratiques. Lorsque des modifications sont apportées aux règles qui définissent la politique de gouvernance de l'information, RSD GLASS Governance Manager veille à ce que ces changements, une fois approuvés pour le déploiement, soient mis en œuvre à travers RSD GLASS dans toute l’entreprise.
  • Mise en œuvre progressive : Il est presque impossible d’implémenter en un jour toutes les politiques de gouvernance de l’information à travers des centaines d’application métiers. RSD GLASS permet une application progressive de ces capacités, en déployant RSD GLASS Governance Manager en premier lieu aux unités métiers et juridictions les plus à risque en terme de mise en conformité réglementaire.

Caractéristiques principales

  • Interface simple (drag & drop) pour relier les politiques d'entreprise à l'activité métier.
  • Tableaux de bord basés sur les rôles pour exécuter les actions requises par la politique :
    • Placer le document engageant (record), ou l'ensemble de documents engageants, en suspend pour des raisons juridiques;
    • Supprimer les records qui sont au-delà des délais de conservation approuvés;
    • Migrer des documents engageants vieillissant vers un dispositif de stockage moins coûteux;
    • Déclassifier les documents engageants.
  • Déclenchement d’actions basées sur des événements métier (ex. licenciement d’un employé).
  • Initier des processus de workflow pour obtenir l'approbation nécessaire avant qu'une action soit pleinement exécutée.
  • Audit et traçabilité. Les événements d'application sont suivis, générant une trace de vérification pour les besoins de conformité et les métriques métiers. Les rapports d'audit sont ensuite archivés et distribués selon les besoins par votre équipe de conformité.